Functietitel: Officemanager
Afdeling: Backoffice
Functieomschrijving
Ons onderwijsinstituut groeit en we zoeken administratieve versterking.
Jouw functie is onmisbaar, je bent de spin in het web. Zonder jouw talenten rondom plannen, regelen en ontzorgen zouden we onthand zijn! Je komt te werken in een klein en gezellig team van onderwijskundigen en docenten op een prachtig landgoed in Langbroek.
Vanuit het kantoor heb je contact met trainers/docenten, cursisten en klanten en beantwoord je vragen die binnenkomen. Je krijgt een veelzijdig takenpakket waar je administratie, logistiek en praktische ondersteuning combineert.
Wie zijn wij?
Het Meldkamerinstituut is een expertisebureau op het gebied van meldkamers en beveiliging. We verzorgen trainingen en geven advies aan meldkamers zoals die van 112, Schiphol en Defensie.
Jouw rol
- Officemanager: Jij runt het kantoor. Je hebt het eerste contact met klanten en neemt de telefoon aan. Daarnaast creëer je een nette werkomgeving en houd je de kantoorvoorraad bij. Jij ziet wat nodig is en regelt het.
- Trainingslogistiek: Jij regelt de volledige logistieke organisatie rondom trainingen: plannen, organiseren en praktische uitvoering. De inhoud ligt bij de docent, jij zorgt dat alles eromheen klopt. Denk hierbij aan inschrijvingen, deelnemerscommunicatie, materialen, certificaten en planning docenten. Wij werken met Notion, Thinkific, Shiftbase en Typeform. Kennis hiervan is een pré.
- Administratie: Jij behoudt het financiële overzicht in Moneybird. Je voert zowel debiteuren- als crediteurenadministratie. Je verwerkt maandelijks de facturatie.
- Persoonlijke assistentie: Je bent de rechterhand van onze directeur en biedt secretariële ondersteuning zoals agendabeheer en vergadervoorbereiding.
Wie ben jij?
• Je hebt minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Je bent sterk in plannen, houd overzicht en kan goed structureren en multitasken.
• Je bent wendbaar, klantvriendelijk en dienstbaar. Je ziet wat nodig is en pakt dit zelfstandig op.
• Je bent representatief, communicatief sterk, kan makkelijk schakelen en schrijft en spreekt vloeiend
Nederlands.
• Je hebt affiniteit met onderwijs en werkt graag in een team.
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie van onze klanten en cursisten; discretie is voor ons vanzelfsprekend.
Werkschema:
• Maandag t/m vrijdag 32uur tot 36uur.
• Je werkt volledig op kantoor. Dat vinden we belangrijk omdat korte lijnen, snel schakelen en echt samenwerken hier het verschil maken.
Werk én privé worden goed gescheiden, aan het eind van de dag sluit je je laptop en laat je het werk op kantoor.
• Jouw werkdag start om 8.30 uur en eindigt om 17.00 uur
Verwachte startdatum: 01-03-2026