Vacature: medewerker backoffice

Functietitel: Backoffice Medewerker

Afdeling: Backoffice

Functieomschrijving

Zoek jij een dynamische werkplek en wil jij werken voor een snelgroeiende professionele en waarde-gedreven organisatie? Dan ben jij de spin in het web die wij zoeken! Als Backoffice Medewerker ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de operationele en administratieve taken binnen de organisatie. Je zorgt ervoor dat de interne processen soepel verlopen en ondersteunt de docenten en klanten door ze te voorzien van de benodigde informatie en documenten. Je werkt nauwkeurig en efficiënt, en hebt oog voor detail.

Een greep uit je takenpakket: 

Dagelijkse kantoorzaken zoals het beantwoorden van telefoons en e-mails, het ontvangen van bezoekers, notuleren van vergaderingen en verwerken van poststukken en goederen.

Planning: Roosters opstellen, plannen van afspraken en agendabeheer en het inplannen van cursussen en docenten.

Het bijhouden van klantendossiers en ons CRM systeem, takenlijsten in de gaten houden en de voortgang van een traject bewaken wat we niets over het hoofd zien.

Het voorbereiden van de docenten portalen, bijhouden van updates over cursisten en knelpunten signaleren.

De E-campus onderhouden en voorbereiden voor cursisten.

Werkinstructies per onderwijstraject inrichten en bijhouden.

Inboeken en verwerken van contractstukken, offertes, facturen en bankafschriften.

Factureren van de onderwijswerkzaamheden via Moneybird.

Jouw competenties en talenten

Je bent van nature een organisatorisch talent en werk je puntsgewijs. Hiernaast ben je consistent in jouw acties en doe je wat je zegt. Hierdoor kunnen anderen écht op je rekenen, ook als het soms wat hectisch is op kantoor. Je bent in staat om snel te schakelen, zonder het overzicht kwijt te raken. Je bent in staat om complexiteit van taken te kunnen doorgronden en je ziet welke consequenties jouw acties hebben. Je zorgt voor het blauw denken binnen de organisatie.

Je kunt je werkzaamheden goed prioriteren en je kunt goed anticiperen. Met jouw klantgerichte houding ben je benaderbaar, toon je begrip voor lastige situaties en speel je in op nieuwe behoeften. Als het hectisch wordt, weet je je hoofd koel te houden, hoofd- en bijzaken te scheiden en ben je in staat om slagvaardig te opereren.

Je beschikt over:

Minimaal een MBO-4 diploma, bij voorbaat in een relevante richting (bijvoorbeeld administratie, bedrijfsvoering, office management) met minimaal een aantal jaar werkervaring in een vergelijkbare functie of HBO denk- en werkniveau.

Je hebt kennis van Office 365, ervaring in werken met een CRM systeem en met een boekhoudprogramma zoals Moneybird. Ervaring met Notion is een pre.

Uitstekende mondelinge, telefonische en schriftelijke communicatievaardigheden.

Hoge mate van nauwkeurigheid en aandacht voor detail bij het uitvoeren van taken.

Goed in het prioriteren en organiseren van werk om deadlines te halen.

Proactief in het identificeren van problemen en het aandragen van oplossingen.

Je werkt nauw samen met andere medewerkers en kunt zowel in teamverband als zelfstandig uitstekend werk leveren.

Het is een pre als je affiniteit met overheidshulpdiensten hebt of je goed kan vinden in onze visie: mensen in nood sneller helpen.

Persoonlijke eigenschappen

Betrouwbaar en integer

In staat zijn om goed te kunnen focussen op een taak

Flexibel en aanpassingsvermogen

Servicegericht met een klantgerichte houding

Zelfstandig en proactief

Wat bieden wij

Het betreft een functie voor 32 uur per week op een prachtige werkplek.

Een functie in een collegiale en uitdagende werkomgeving.

Een goed salaris dat past bij jouw werkervaring en opleidingsniveau startend € 2.800,- tot ongeveer € 3.800,- op basis van 40 uur. We kijken altijd naar het verleden van de sollicitant en denken graag mee.

Een pensioenbijdrage.

25 vakantiedagen op basis van een 40-urige werkweek.

Er is altijd lunch op kantoor aanwezig.

We regelen regelmatig lunch en borrels op kantoor voor de medewerkers.

Over het Meldkamerinstituut

Het Meldkamerinstituut is een organisatie die meldkamers opleidt en adviseert. Afgelopen jaren zijn wij toonaangevend geworden in deze sector. Onze klanten zijn onder meer 112-meldkamers, de NS, ProRail, de Tweede Kamer, de kerncentrale in Borssele, de Rabobank en de Kustwacht. Het Meldkamerinstituut heeft enkele medewerkers in dienst. Daarnaast werken tientallen docenten, trainers en acteurs als zzp’er voor ons. We houden kantoor in het koetshuis van een schitterend landgoed in Langbroek (tussen Doorn en Wijk bij Duurstede in de provincie Utrecht).

Onze onderneming is een dynamische en innovatieve start-up, gekenmerkt door haar flexibiliteit en platte structuur. Met een snelgroeiende klantenkring verspreid over het gehele land, is er een groeiende behoefte aan uitbreiding van ons backoffice team. Deze uitbreiding is essentieel om ervoor te zorgen dat de planning en organisatie van onze diensten naadloos blijven verlopen, ter ondersteuning van onze voortdurende groei en klantgerichte benadering.

Heb je interesse in deze vacature ? Dan ontvangen we graag je CV met motivatie via onderstaand mailadres t.a.v. Fatima Bonebakker. Indien er nog vragen zijn, vernemen wij deze uiteraard ook graag. Bellen mag natuurlijk ook op 06-23106265.